Xã hội 09/1/2013 19:33

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ

Công tác phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức. Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà trong không ít trường hợp, các tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng bó gói, lộn xộn, chưa được phân loại một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý.

Để giải quyết những vấn đề đặt ra trong công tác quản lý tài liệu, hồ sơ tại các kho lưu trữ, Trung tá Trần Văn Hoan (Cục Hậu cần - Bộ Tổng tham mưu) và Thiếu tá, Thạc sĩ Tăng Minh Tuấn (Văn phòng Bộ Tổng tham mưu) đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm "Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ". Phần mềm này chạy trên hệ điều hành Windows 7 hoặc WinXP.

Thao tác ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu).

 

Cơ chế hoạt động của phần mềm như sau: Sau khi danh mục tài liệu rời lẻ được cập nhật vào máy tính trong tình trạng lộn xộn, chương trình tự động phân tách từng mục lục hồ sơ cụ thể theo ý đồ của người sắp xếp, ví dụ theo thời gian, theo chủ đề, theo tác giả, theo cơ quan... Danh mục đã được sắp xếp nói trên có thể được in ra để phục vụ việc quản lý, kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nhận xét về phần mềm, Đại tá Hà Văn Đông - Trưởng phòng Bảo mật - Lưu trữ (Văn phòng Bộ Quốc phòng) cho rằng, người dùng không cần phân loại, sắp xếp theo phương pháp thủ công truyền thống nên tiết kiệm được thời gian, công sức và diện tích khi sắp xếp, phân loại. Thiếu tá Nguyễn Kiên - Trợ lý Công nghệ thông tin - Trung tâm Tích hợp Dữ liệu (Văn phòng Bộ Quốc phòng) thì cho rằng, phần mềm được thiết kế lô-gích, khoa học, đơn giản, dễ dùng nên phù hợp với trình độ tin học của cán bộ hiện nay.

Phần mềm nói trên đã được nghiệm thu và đưa vào ứng dụng cho công tác văn thư, bảo mật lưu trữ tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu) cũng như tại một số đơn vị. Sau khi đưa vào sử dụng, việc phân loại, sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu trong các kho lưu trữ của Cục đã trở nên giản tiện hơn rất nhiều. Chia sẻ về những kết quả đạt được về tiện ích của phần mềm, Trung tá Trần Văn Hoan mong muốn phần mềm sẽ được ứng dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, góp phần vào việc giải quyết tình trạng tài liệu rời lẻ đang được bảo quản trong tình trạng bó gói hiện nay.

Cục Hậu cần (Bộ Tổng Tham mưu) là một trong những đơn vị rất tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình công việc. Trong bốn năm qua, Cục đã triển khai ứng dụng phần mềm xử lý, giải quyết công văn trên mạng nội bộ mang lại những hiệu quả tích cực. Công văn đi - đến được cập nhật liên tục giúp chỉ huy Cục có đầy đủ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; các đơn vị trực thuộc kịp thời nhận và triển khai thực hiện nhiệm vụ. Đại tá Nguyễn Văn Duy, Phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Cục Hậu cần cho biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc vừa góp phần tiết kiệm thời gian, kinh phí, vật tư văn phòng, nâng cao tính hiệu quả, vừa xây dựng được phong cách làm việc mới trong đơn vị, giúp cán bộ, nhân viên tiếp cận với công nghệ hiện đại.

Bài và ảnh: QUANG HƯNG

Theo qdnd.vn
TIN MỚI HƠN
TIN CŨ HƠN

Bài nhiều người đọc
Đổi mới, nâng cao chất lượng giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân

Đổi mới, nâng cao chất lượng giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân

Thảo luận tại hội trường về Quy hoạch phát triển nguồn nhân lực

Thảo luận tại hội trường về Quy hoạch phát triển nguồn nhân lực

Loạn cam kết học bổng du học Mỹ

Loạn cam kết học bổng du học Mỹ

Phạt trên 530 triệu đồng về hành vi khai thác cát trái phép ở Bến Tre

Phạt trên 530 triệu đồng về hành vi khai thác cát trái phép ở Bến Tre

Điểm danh 4 vựa trái cây lớn nhất đồng bằng sông Cửu Long

Điểm danh 4 vựa trái cây lớn nhất đồng bằng sông Cửu Long

Ý nghĩa của một số loài cây phong thủy

Ý nghĩa của một số loài cây phong thủy

CK Liên hoan Dân ca Bài Chòi khép lại đầy ấn tượng

CK Liên hoan Dân ca Bài Chòi khép lại đầy ấn tượng

Thị đoàn Cái Bè ra quân tổng vệ sinh môi trường

Thị đoàn Cái Bè ra quân tổng vệ sinh môi trường

Nỗi khổ khi sân trường là đường lộ nông thôn

Nỗi khổ khi sân trường là đường lộ nông thôn

Những khu vườn đẹp hút hồn trên thế giới

Những khu vườn đẹp hút hồn trên thế giới

Có thể bạn quan tâm
Huyện đảo Lý Sơn

Huyện đảo Lý Sơn

Trao Huân chương Hồ Chí Minh cho 2 nguyên Phó Thủ tướng

Trao Huân chương Hồ Chí Minh cho 2 nguyên Phó Thủ tướng

Phó chủ tịch xã tự tử tại trụ sở làm việc

Phó chủ tịch xã tự tử tại trụ sở làm việc

Nghi vấn loa cài mìn phát nổ làm 3 người trọng thương

Nghi vấn loa cài mìn phát nổ làm 3 người trọng thương

Nổ lớn trên xe giường nằm, 3 người bị thương nặng

Nổ lớn trên xe giường nằm, 3 người bị thương nặng

Đề nghị xây dựng khung học phí mới

Đề nghị xây dựng khung học phí mới

Đài cassette phát nổ trên xe giường nằm, nghi gắn chất nổ

Đài cassette phát nổ trên xe giường nằm, nghi gắn chất nổ

Tổng Bí thư Nguyễn Phú Trọng trao tặng Huy hiệu 65 năm tuổi Đảng cho đồng chí Lê Khả Phiêu

Tổng Bí thư Nguyễn Phú Trọng trao tặng Huy hiệu 65 năm tuổi Đảng cho đồng chí Lê Khả Phiêu

Hai công an cứu sống thiếu nữ nhảy hồ tự tử

Hai công an cứu sống thiếu nữ nhảy hồ tự tử

Có khả năng ông Nguyễn Bá Thanh không về tiếp xúc cử tri được

Có khả năng ông Nguyễn Bá Thanh không về tiếp xúc cử tri được

Nổi bật trên qdnd.vn
Đồng chí Nguyễn Xuân Tiến giữ chức Bí thư Tỉnh ủy Lâm Đồng

Đồng chí Nguyễn Xuân Tiến giữ chức Bí thư Tỉnh ủy Lâm Đồng

Tiền chất ma túy

Tiền chất ma túy "ngụy trang" trong hũ mật ong nghệ

Lãnh đạo Bộ Quốc phòng dâng hương Đại tướng Võ Nguyên Giáp

Lãnh đạo Bộ Quốc phòng dâng hương Đại tướng Võ Nguyên Giáp

Phe

Phe "Không" áp đảo trong cuộc trưng cầu dân ý ở Scotland

Ký túc xá trăm tỷ trước nguy cơ bị bỏ hoang

Ký túc xá trăm tỷ trước nguy cơ bị bỏ hoang

Đoàn đại biểu dự Đại hội MTTQ Việt Nam vào Lăng viếng Bác Hồ

Đoàn đại biểu dự Đại hội MTTQ Việt Nam vào Lăng viếng Bác Hồ

Bàn giao tàu pháo số 4 cho Quân chủng Hải quân

Bàn giao tàu pháo số 4 cho Quân chủng Hải quân

Sớm thực hành quyền công tố để chống oan sai

Sớm thực hành quyền công tố để chống oan sai

Đánh bom chốt kiểm soát của Hezbollah gần biên giới Syria

Đánh bom chốt kiểm soát của Hezbollah gần biên giới Syria

Vietnam Airlines mở bán vé Tết Nguyên đán Ất Mùi 2015

Vietnam Airlines mở bán vé Tết Nguyên đán Ất Mùi 2015

Mới nhất trong mục


Máy xử lý ngôn ngữ Citinews v.4.0.311
(Sản phẩm nghiên cứu công nghệ - Phi lợi nhuận)
Copyright © 2010-2013 – Công ty cổ phần tích hợp dữ liệu NextCom
Giấy phép thông tin điện tử số 192/GP-TTĐT ngày 19/08/2010
Phone: 043-9728190. Fax: 043-9728838. Hotline: 0168.712.5922
Vui lòng Click "Yêu cầu cập nhật nội dung hoặc gỡ bài ngay lập tức" ở cuối bài viết để gỡ bài
Web crawler | News Processing | Text Analytics | Sentiment Analysis | Natural Language Processing