Xã hội 09/1/2013 19:33

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ

Công tác phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức. Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà trong không ít trường hợp, các tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng bó gói, lộn xộn, chưa được phân loại một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý.

Để giải quyết những vấn đề đặt ra trong công tác quản lý tài liệu, hồ sơ tại các kho lưu trữ, Trung tá Trần Văn Hoan (Cục Hậu cần - Bộ Tổng tham mưu) và Thiếu tá, Thạc sĩ Tăng Minh Tuấn (Văn phòng Bộ Tổng tham mưu) đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm "Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ". Phần mềm này chạy trên hệ điều hành Windows 7 hoặc WinXP.

Thao tác ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu).

 

Cơ chế hoạt động của phần mềm như sau: Sau khi danh mục tài liệu rời lẻ được cập nhật vào máy tính trong tình trạng lộn xộn, chương trình tự động phân tách từng mục lục hồ sơ cụ thể theo ý đồ của người sắp xếp, ví dụ theo thời gian, theo chủ đề, theo tác giả, theo cơ quan... Danh mục đã được sắp xếp nói trên có thể được in ra để phục vụ việc quản lý, kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nhận xét về phần mềm, Đại tá Hà Văn Đông - Trưởng phòng Bảo mật - Lưu trữ (Văn phòng Bộ Quốc phòng) cho rằng, người dùng không cần phân loại, sắp xếp theo phương pháp thủ công truyền thống nên tiết kiệm được thời gian, công sức và diện tích khi sắp xếp, phân loại. Thiếu tá Nguyễn Kiên - Trợ lý Công nghệ thông tin - Trung tâm Tích hợp Dữ liệu (Văn phòng Bộ Quốc phòng) thì cho rằng, phần mềm được thiết kế lô-gích, khoa học, đơn giản, dễ dùng nên phù hợp với trình độ tin học của cán bộ hiện nay.

Phần mềm nói trên đã được nghiệm thu và đưa vào ứng dụng cho công tác văn thư, bảo mật lưu trữ tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu) cũng như tại một số đơn vị. Sau khi đưa vào sử dụng, việc phân loại, sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu trong các kho lưu trữ của Cục đã trở nên giản tiện hơn rất nhiều. Chia sẻ về những kết quả đạt được về tiện ích của phần mềm, Trung tá Trần Văn Hoan mong muốn phần mềm sẽ được ứng dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, góp phần vào việc giải quyết tình trạng tài liệu rời lẻ đang được bảo quản trong tình trạng bó gói hiện nay.

Cục Hậu cần (Bộ Tổng Tham mưu) là một trong những đơn vị rất tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình công việc. Trong bốn năm qua, Cục đã triển khai ứng dụng phần mềm xử lý, giải quyết công văn trên mạng nội bộ mang lại những hiệu quả tích cực. Công văn đi - đến được cập nhật liên tục giúp chỉ huy Cục có đầy đủ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; các đơn vị trực thuộc kịp thời nhận và triển khai thực hiện nhiệm vụ. Đại tá Nguyễn Văn Duy, Phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Cục Hậu cần cho biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc vừa góp phần tiết kiệm thời gian, kinh phí, vật tư văn phòng, nâng cao tính hiệu quả, vừa xây dựng được phong cách làm việc mới trong đơn vị, giúp cán bộ, nhân viên tiếp cận với công nghệ hiện đại.

Bài và ảnh: QUANG HƯNG

Theo qdnd.vn
TIN MỚI HƠN
TIN CŨ HƠN

Bài nhiều người đọc
1.795 phần quà cho học sinh nghèo vượt khó

1.795 phần quà cho học sinh nghèo vượt khó

Thêm nét văn minh cho lễ hội

Thêm nét văn minh cho lễ hội

Hà Nội-Timor Leste chia sẻ kinh nghiệm quản lý và sử dụng đất

Hà Nội-Timor Leste chia sẻ kinh nghiệm quản lý và sử dụng đất

Ngừng tổ chức lễ viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh 3 tháng

Ngừng tổ chức lễ viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh 3 tháng

Mưa gần 2 giờ,  nhiều tuyến đường TPHCM  ngập sâu cả mét

Mưa gần 2 giờ, nhiều tuyến đường TPHCM ngập sâu cả mét

Khi miền Trung còn “chưa ra biển”

Khi miền Trung còn “chưa ra biển”

Lễ hội truyền thống Ngư dân Cần Giờ 2014 với chủ đề

Lễ hội truyền thống Ngư dân Cần Giờ 2014 với chủ đề "Ngư dân bám biển"

Người cán bộ Hội  giàu lòng nhân ái

Người cán bộ Hội giàu lòng nhân ái

Điểm sáng trong phong trào phụ nữ

Điểm sáng trong phong trào phụ nữ

Cô bé 12 tuổi vừa học vừa bán vé số lề đường Sài Gòn

Cô bé 12 tuổi vừa học vừa bán vé số lề đường Sài Gòn

Có thể bạn quan tâm
Hai phó giám đốc sở đánh nhau phải nhập viện

Hai phó giám đốc sở đánh nhau phải nhập viện

Dự kiến THCS kéo dài hết lớp 10

Dự kiến THCS kéo dài hết lớp 10

Tiếp nhận thêm nhiều tư liệu và hiện vật quý về Bác Hồ

Tiếp nhận thêm nhiều tư liệu và hiện vật quý về Bác Hồ

Vợ ngất lịm bên thi thể chồng sau tai nạn giao thông

Vợ ngất lịm bên thi thể chồng sau tai nạn giao thông

Thực hiện đề án 4.000 tỉ

Thực hiện đề án 4.000 tỉ "không phải chuyện đơn giản"

Tinh giản biên chế phải đúng đối tượng, vị trí

Tinh giản biên chế phải đúng đối tượng, vị trí

Hai phó giám đốc sở đánh nhau nói gì?

Hai phó giám đốc sở đánh nhau nói gì?

Xe cứu thương đâm ô tô tải, bệnh nhi thiệt mạng

Xe cứu thương đâm ô tô tải, bệnh nhi thiệt mạng

Họp Hội đồng quốc gia Giáo dục và Phát triển nhân lực

Họp Hội đồng quốc gia Giáo dục và Phát triển nhân lực

Bế mạc Hội nghị quán triệt, triển khai Chỉ thị 36 của Bộ Chính trị

Bế mạc Hội nghị quán triệt, triển khai Chỉ thị 36 của Bộ Chính trị

Nổi bật trên qdnd.vn
Quảng Ngãi: Tai nạn giao thông làm 23 người bị thương

Quảng Ngãi: Tai nạn giao thông làm 23 người bị thương

Các cơ quan của Hàn Quốc đề nghị thúc đẩy hợp tác đầu tư lĩnh vực tài chính, ngân hàng

Các cơ quan của Hàn Quốc đề nghị thúc đẩy hợp tác đầu tư lĩnh vực tài chính, ngân hàng

Đại biểu Quốc hội chuyên trách được bố trí nơi làm việc

Đại biểu Quốc hội chuyên trách được bố trí nơi làm việc

Trung tâm Nghiên cứu Lúa lai Nam Định đi vào hoạt động

Trung tâm Nghiên cứu Lúa lai Nam Định đi vào hoạt động

Truyền hình K+ tiếp tục phát sóng 380 trận đấu giải Ngoại hạng Anh

Truyền hình K+ tiếp tục phát sóng 380 trận đấu giải Ngoại hạng Anh

Vietnam Airlines triển khai chương trình

Vietnam Airlines triển khai chương trình "Khoảnh khắc vàng" lần 12

Israel và Palestine lại thỏa thuận ngừng bắn 72 giờ

Israel và Palestine lại thỏa thuận ngừng bắn 72 giờ

Nhiều ý kiến tán thành tăng thời hạn phục vụ tại ngũ lên 24 tháng

Nhiều ý kiến tán thành tăng thời hạn phục vụ tại ngũ lên 24 tháng

Đoàn cán bộ chính trị cấp cao QĐND Lào thăm, làm việc tại Việt Nam

Đoàn cán bộ chính trị cấp cao QĐND Lào thăm, làm việc tại Việt Nam

Phú Yên: Ngư dân xin vay vốn đóng mới, cải hoán 24 tàu cá công suất lớn

Phú Yên: Ngư dân xin vay vốn đóng mới, cải hoán 24 tàu cá công suất lớn

Mới nhất trong mục


Máy xử lý ngôn ngữ Citinews v.4.0.311
(Sản phẩm nghiên cứu công nghệ - Phi lợi nhuận)
Copyright © 2010-2013 – Công ty cổ phần tích hợp dữ liệu NextCom
Giấy phép thông tin điện tử số 192/GP-TTĐT ngày 19/08/2010
Phone: 043-9728190. Fax: 043-9728838. Hotline: 0168.712.5922
Vui lòng Click "Yêu cầu cập nhật nội dung hoặc gỡ bài ngay lập tức" ở cuối bài viết để gỡ bài
Web crawler | News Processing | Text Analytics | Sentiment Analysis | Natural Language Processing