Xã hội 09/1/2013 19:33

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ

Công tác phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức. Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà trong không ít trường hợp, các tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng bó gói, lộn xộn, chưa được phân loại một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý.

Để giải quyết những vấn đề đặt ra trong công tác quản lý tài liệu, hồ sơ tại các kho lưu trữ, Trung tá Trần Văn Hoan (Cục Hậu cần - Bộ Tổng tham mưu) và Thiếu tá, Thạc sĩ Tăng Minh Tuấn (Văn phòng Bộ Tổng tham mưu) đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm "Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ". Phần mềm này chạy trên hệ điều hành Windows 7 hoặc WinXP.

Thao tác ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu).

 

Cơ chế hoạt động của phần mềm như sau: Sau khi danh mục tài liệu rời lẻ được cập nhật vào máy tính trong tình trạng lộn xộn, chương trình tự động phân tách từng mục lục hồ sơ cụ thể theo ý đồ của người sắp xếp, ví dụ theo thời gian, theo chủ đề, theo tác giả, theo cơ quan... Danh mục đã được sắp xếp nói trên có thể được in ra để phục vụ việc quản lý, kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nhận xét về phần mềm, Đại tá Hà Văn Đông - Trưởng phòng Bảo mật - Lưu trữ (Văn phòng Bộ Quốc phòng) cho rằng, người dùng không cần phân loại, sắp xếp theo phương pháp thủ công truyền thống nên tiết kiệm được thời gian, công sức và diện tích khi sắp xếp, phân loại. Thiếu tá Nguyễn Kiên - Trợ lý Công nghệ thông tin - Trung tâm Tích hợp Dữ liệu (Văn phòng Bộ Quốc phòng) thì cho rằng, phần mềm được thiết kế lô-gích, khoa học, đơn giản, dễ dùng nên phù hợp với trình độ tin học của cán bộ hiện nay.

Phần mềm nói trên đã được nghiệm thu và đưa vào ứng dụng cho công tác văn thư, bảo mật lưu trữ tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu) cũng như tại một số đơn vị. Sau khi đưa vào sử dụng, việc phân loại, sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu trong các kho lưu trữ của Cục đã trở nên giản tiện hơn rất nhiều. Chia sẻ về những kết quả đạt được về tiện ích của phần mềm, Trung tá Trần Văn Hoan mong muốn phần mềm sẽ được ứng dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, góp phần vào việc giải quyết tình trạng tài liệu rời lẻ đang được bảo quản trong tình trạng bó gói hiện nay.

Cục Hậu cần (Bộ Tổng Tham mưu) là một trong những đơn vị rất tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình công việc. Trong bốn năm qua, Cục đã triển khai ứng dụng phần mềm xử lý, giải quyết công văn trên mạng nội bộ mang lại những hiệu quả tích cực. Công văn đi - đến được cập nhật liên tục giúp chỉ huy Cục có đầy đủ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; các đơn vị trực thuộc kịp thời nhận và triển khai thực hiện nhiệm vụ. Đại tá Nguyễn Văn Duy, Phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Cục Hậu cần cho biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc vừa góp phần tiết kiệm thời gian, kinh phí, vật tư văn phòng, nâng cao tính hiệu quả, vừa xây dựng được phong cách làm việc mới trong đơn vị, giúp cán bộ, nhân viên tiếp cận với công nghệ hiện đại.

Bài và ảnh: QUANG HƯNG

Theo qdnd.vn
TIN CŨ HƠN

Bài nhiều người đọc
Vẻ đẹp hoang sơ của ghềnh Đá Đĩa Phú Yên

Vẻ đẹp hoang sơ của ghềnh Đá Đĩa Phú Yên

Tài xế say xỉn phi xe xuống ruộng, bảy người bị thương

Tài xế say xỉn phi xe xuống ruộng, bảy người bị thương

Du học miễn học phí tại nước Đức, cơ hội để vươn xa.

Du học miễn học phí tại nước Đức, cơ hội để vươn xa.

Các địa phương khẩn trương đối phó với bão số 2

Các địa phương khẩn trương đối phó với bão số 2

Sơ tán dân tránh bão xong trong chiều tối nay

Sơ tán dân tránh bão xong trong chiều tối nay

Không để người dân ra biển xem bão

Không để người dân ra biển xem bão

Thăm hỏi, hỗ trợ gia đình cảnh sát biển và thân nhân liệt sĩ Gạc Ma ở Hà Tĩnh

Thăm hỏi, hỗ trợ gia đình cảnh sát biển và thân nhân liệt sĩ Gạc Ma ở Hà Tĩnh

Khẩn trương đưa người dân sống trên các lồng, bè lên bờ

Khẩn trương đưa người dân sống trên các lồng, bè lên bờ

Quỹ TLV Lao Động trao 25 triệu đồng tới  gia đình cảnh sát biển và liệt sỹ Gạc Ma tại Nghệ An

Quỹ TLV Lao Động trao 25 triệu đồng tới gia đình cảnh sát biển và liệt sỹ Gạc Ma tại Nghệ An

Trao tiền hỗ trợ ngư dân và gia đình cảnh sát biển có hoàn cảnh khó khăn

Trao tiền hỗ trợ ngư dân và gia đình cảnh sát biển có hoàn cảnh khó khăn

Có thể bạn quan tâm
Yêu cầu các Bộ trưởng giữ lời hứa

Yêu cầu các Bộ trưởng giữ lời hứa

Lãnh đạo Đảng, Nhà nước dâng hương tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ

Lãnh đạo Đảng, Nhà nước dâng hương tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ

Thi thể 3 học sinh nằm thành hàng dưới hồ nhà chùa

Thi thể 3 học sinh nằm thành hàng dưới hồ nhà chùa

Hà Nội: Cháy lớn tại kho chứa cồn ở Văn Điển

Hà Nội: Cháy lớn tại kho chứa cồn ở Văn Điển

Không giao quyền quản lý nhà nước đối với vịnh Hạ Long cho Bitexco

Không giao quyền quản lý nhà nước đối với vịnh Hạ Long cho Bitexco

Miền Bắc nắng nóng, Nam Bộ mưa giông

Miền Bắc nắng nóng, Nam Bộ mưa giông

Đầu tư hơn 365 triệu USD xây đại học Việt Nhật

Đầu tư hơn 365 triệu USD xây đại học Việt Nhật

Cao Bằng: Hai mẹ con thiệt mạng vì bị sét đánh

Cao Bằng: Hai mẹ con thiệt mạng vì bị sét đánh

10 câu nói để đời của Toàn Shinoda

10 câu nói để đời của Toàn Shinoda

Sáng mai, Học viện Công nghệ BCVT công bố điểm tuyển sinh

Sáng mai, Học viện Công nghệ BCVT công bố điểm tuyển sinh

Nổi bật trên qdnd.vn
Việt Nam và Hàn Quốc đối thoại chính sách quốc phòng

Việt Nam và Hàn Quốc đối thoại chính sách quốc phòng

Ukraine cáo buộc quân ly khai tiêu hủy bằng chứng ở hiện trường máy bay Malaysia rơi

Ukraine cáo buộc quân ly khai tiêu hủy bằng chứng ở hiện trường máy bay Malaysia rơi

Bão số 2 đi chếch về biên giới Việt - Trung với cường độ cấp 10-11

Bão số 2 đi chếch về biên giới Việt - Trung với cường độ cấp 10-11

Cục An ninh Tây Nguyên đón nhận danh hiệu Anh hùng LLVT ND

Cục An ninh Tây Nguyên đón nhận danh hiệu Anh hùng LLVT ND

Cộng đồng mạng góp hơn 106.800 bức ảnh để ghép hình Tổ quốc

Cộng đồng mạng góp hơn 106.800 bức ảnh để ghép hình Tổ quốc

Quân đội tích cực triển khai, chủ động huy động lực lượng, phương tiện phòng, chống bão

Quân đội tích cực triển khai, chủ động huy động lực lượng, phương tiện phòng, chống bão

77 quốc gia và vùng lãnh thổ tham gia kỳ thi Olympic Hóa học quốc tế tại Việt Nam

77 quốc gia và vùng lãnh thổ tham gia kỳ thi Olympic Hóa học quốc tế tại Việt Nam

Phó thủ tướng Hoàng Trung Hải kiểm tra ảnh hưởng của bão tại thành phố Hạ Long

Phó thủ tướng Hoàng Trung Hải kiểm tra ảnh hưởng của bão tại thành phố Hạ Long

Tổng thống Palestine gặp thủ lĩnh Hamas bàn về thỏa thuận ngừng bắn với Israel

Tổng thống Palestine gặp thủ lĩnh Hamas bàn về thỏa thuận ngừng bắn với Israel

Việt Nam đề nghị tiến hành điều tra nhanh chóng và minh bạch

Việt Nam đề nghị tiến hành điều tra nhanh chóng và minh bạch

Mới nhất trong mục


Máy xử lý ngôn ngữ Citinews v.4.0.311
(Sản phẩm nghiên cứu công nghệ - Phi lợi nhuận)
Copyright © 2010-2013 – Công ty cổ phần tích hợp dữ liệu NextCom
Giấy phép thông tin điện tử số 192/GP-TTĐT ngày 19/08/2010
Phone: 043-9728190. Fax: 043-9728838. Hotline: 0168.712.5922
Vui lòng Click "Yêu cầu cập nhật nội dung hoặc gỡ bài ngay lập tức" ở cuối bài viết để gỡ bài
Web crawler | News Processing | Text Analytics | Sentiment Analysis | Natural Language Processing