Xã hội 09/1/2013 19:33

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ

Công tác phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức. Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà trong không ít trường hợp, các tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng bó gói, lộn xộn, chưa được phân loại một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý.

Để giải quyết những vấn đề đặt ra trong công tác quản lý tài liệu, hồ sơ tại các kho lưu trữ, Trung tá Trần Văn Hoan (Cục Hậu cần - Bộ Tổng tham mưu) và Thiếu tá, Thạc sĩ Tăng Minh Tuấn (Văn phòng Bộ Tổng tham mưu) đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm "Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ". Phần mềm này chạy trên hệ điều hành Windows 7 hoặc WinXP.

Thao tác ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu).

 

Cơ chế hoạt động của phần mềm như sau: Sau khi danh mục tài liệu rời lẻ được cập nhật vào máy tính trong tình trạng lộn xộn, chương trình tự động phân tách từng mục lục hồ sơ cụ thể theo ý đồ của người sắp xếp, ví dụ theo thời gian, theo chủ đề, theo tác giả, theo cơ quan... Danh mục đã được sắp xếp nói trên có thể được in ra để phục vụ việc quản lý, kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nhận xét về phần mềm, Đại tá Hà Văn Đông - Trưởng phòng Bảo mật - Lưu trữ (Văn phòng Bộ Quốc phòng) cho rằng, người dùng không cần phân loại, sắp xếp theo phương pháp thủ công truyền thống nên tiết kiệm được thời gian, công sức và diện tích khi sắp xếp, phân loại. Thiếu tá Nguyễn Kiên - Trợ lý Công nghệ thông tin - Trung tâm Tích hợp Dữ liệu (Văn phòng Bộ Quốc phòng) thì cho rằng, phần mềm được thiết kế lô-gích, khoa học, đơn giản, dễ dùng nên phù hợp với trình độ tin học của cán bộ hiện nay.

Phần mềm nói trên đã được nghiệm thu và đưa vào ứng dụng cho công tác văn thư, bảo mật lưu trữ tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu) cũng như tại một số đơn vị. Sau khi đưa vào sử dụng, việc phân loại, sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu trong các kho lưu trữ của Cục đã trở nên giản tiện hơn rất nhiều. Chia sẻ về những kết quả đạt được về tiện ích của phần mềm, Trung tá Trần Văn Hoan mong muốn phần mềm sẽ được ứng dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, góp phần vào việc giải quyết tình trạng tài liệu rời lẻ đang được bảo quản trong tình trạng bó gói hiện nay.

Cục Hậu cần (Bộ Tổng Tham mưu) là một trong những đơn vị rất tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình công việc. Trong bốn năm qua, Cục đã triển khai ứng dụng phần mềm xử lý, giải quyết công văn trên mạng nội bộ mang lại những hiệu quả tích cực. Công văn đi - đến được cập nhật liên tục giúp chỉ huy Cục có đầy đủ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; các đơn vị trực thuộc kịp thời nhận và triển khai thực hiện nhiệm vụ. Đại tá Nguyễn Văn Duy, Phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Cục Hậu cần cho biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc vừa góp phần tiết kiệm thời gian, kinh phí, vật tư văn phòng, nâng cao tính hiệu quả, vừa xây dựng được phong cách làm việc mới trong đơn vị, giúp cán bộ, nhân viên tiếp cận với công nghệ hiện đại.

Bài và ảnh: QUANG HƯNG

Theo qdnd.vn
TIN MỚI HƠN
TIN CŨ HƠN

Bài nhiều người đọc
Chú trọng nâng cao chất lượng phong trào

Chú trọng nâng cao chất lượng phong trào "Toàn dân đoàn kết XD ĐSVH"

ĐH Thủ Dầu Một, GTVT (cơ sở TP.HCM) công bố điểm thi

ĐH Thủ Dầu Một, GTVT (cơ sở TP.HCM) công bố điểm thi

Huyện Anh Sơn thăm, tặng quà gia đình chính sách

Huyện Anh Sơn thăm, tặng quà gia đình chính sách

Thông tin tổng hợp ảnh hưởng cơn bão số 2 huyện Bắc Quang

Thông tin tổng hợp ảnh hưởng cơn bão số 2 huyện Bắc Quang

Chìm tàu du lịch trên sông Hàn, 10 du khách thoát chết

Chìm tàu du lịch trên sông Hàn, 10 du khách thoát chết

Làm vợ của anh, đồng chí nhé

Làm vợ của anh, đồng chí nhé

Những tai nạn xe khôn lường trong bão

Những tai nạn xe khôn lường trong bão

Sau 2 giờ chữa cháy, 4 nhà vẫn bị thiêu rụi

Sau 2 giờ chữa cháy, 4 nhà vẫn bị thiêu rụi

Hội LHPN Việt Nam tặng quà gia đình chính sách ở Quỳnh Lưu

Hội LHPN Việt Nam tặng quà gia đình chính sách ở Quỳnh Lưu

Triển lãm 120 bức ảnh, hiện vật và tài liệu về Hội nghị Geneva

Triển lãm 120 bức ảnh, hiện vật và tài liệu về Hội nghị Geneva

Có thể bạn quan tâm
Sập giàn giáo tại công trường Formosa: 2 người chết, 3 người bị thương

Sập giàn giáo tại công trường Formosa: 2 người chết, 3 người bị thương

Sập công trình ở Vũng Áng, 5 người thương vong

Sập công trình ở Vũng Áng, 5 người thương vong

Tiền Giang: Tử thi trôi sông bị trói 2 chân

Tiền Giang: Tử thi trôi sông bị trói 2 chân

Thời tiết ngày 27/7: Miền Bắc có mưa rào, miền Trung hết nắng nóng

Thời tiết ngày 27/7: Miền Bắc có mưa rào, miền Trung hết nắng nóng

Suýt thiêu rụi nhà 5 tầng do hóa vàng

Suýt thiêu rụi nhà 5 tầng do hóa vàng

Ông Tô Huy Rứa thăm Trung tâm điều dưỡng thương binh Kim Bảng

Ông Tô Huy Rứa thăm Trung tâm điều dưỡng thương binh Kim Bảng

Sợ máy bay rơi, nhiều người né chuyến bay có số 7, hủy tour

Sợ máy bay rơi, nhiều người né chuyến bay có số 7, hủy tour

Trúng vàng, 4 nông dân nghèo bỗng trở thành triệu phú

Trúng vàng, 4 nông dân nghèo bỗng trở thành triệu phú

Cháy nhà nửa đêm thiệt hại hơn 1 tỷ đồng

Cháy nhà nửa đêm thiệt hại hơn 1 tỷ đồng

Tai nạn hi hữu: Nằm võng bị cột buộc võng đè chết

Tai nạn hi hữu: Nằm võng bị cột buộc võng đè chết

Nổi bật trên qdnd.vn
Việt Nam và Hàn Quốc đối thoại chính sách quốc phòng

Việt Nam và Hàn Quốc đối thoại chính sách quốc phòng

Thông qua dự án thành lập Trường Đại học Thủ đô Hà Nội

Thông qua dự án thành lập Trường Đại học Thủ đô Hà Nội

Hướng dẫn quản lý ngoại hối với trò chơi điện tử có thưởng dành cho người nước ngoài

Hướng dẫn quản lý ngoại hối với trò chơi điện tử có thưởng dành cho người nước ngoài

Kỷ niệm 46 năm chiến thắng Ngã ba Đồng Lộc

Kỷ niệm 46 năm chiến thắng Ngã ba Đồng Lộc

Khai mạc triển lãm

Khai mạc triển lãm "Làng nghề truyền thống người Chăm Ninh Thuận"

Nỗ lực duy trì hòa bình ở Biển Đông của quốc tế không được tôn trọng

Nỗ lực duy trì hòa bình ở Biển Đông của quốc tế không được tôn trọng

Tăng cường hợp tác quốc phòng Việt Nam-Thái Lan

Tăng cường hợp tác quốc phòng Việt Nam-Thái Lan

47 mẹ được truy tặng danh hiệu Bà mẹ Việt Nam anh hùng

47 mẹ được truy tặng danh hiệu Bà mẹ Việt Nam anh hùng

Tổng thống Palestine gặp thủ lĩnh Hamas bàn về thỏa thuận ngừng bắn với Israel

Tổng thống Palestine gặp thủ lĩnh Hamas bàn về thỏa thuận ngừng bắn với Israel

Tổ chức nhiều chương trình hướng về biển đảo

Tổ chức nhiều chương trình hướng về biển đảo

Mới nhất trong mục


Máy xử lý ngôn ngữ Citinews v.4.0.311
(Sản phẩm nghiên cứu công nghệ - Phi lợi nhuận)
Copyright © 2010-2013 – Công ty cổ phần tích hợp dữ liệu NextCom
Giấy phép thông tin điện tử số 192/GP-TTĐT ngày 19/08/2010
Phone: 043-9728190. Fax: 043-9728838. Hotline: 0168.712.5922
Vui lòng Click "Yêu cầu cập nhật nội dung hoặc gỡ bài ngay lập tức" ở cuối bài viết để gỡ bài
Web crawler | News Processing | Text Analytics | Sentiment Analysis | Natural Language Processing