Xã hội 09/1/2013 19:33

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ

Công tác phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức. Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà trong không ít trường hợp, các tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng bó gói, lộn xộn, chưa được phân loại một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý.

Để giải quyết những vấn đề đặt ra trong công tác quản lý tài liệu, hồ sơ tại các kho lưu trữ, Trung tá Trần Văn Hoan (Cục Hậu cần - Bộ Tổng tham mưu) và Thiếu tá, Thạc sĩ Tăng Minh Tuấn (Văn phòng Bộ Tổng tham mưu) đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm "Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ". Phần mềm này chạy trên hệ điều hành Windows 7 hoặc WinXP.

Thao tác ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu).

 

Cơ chế hoạt động của phần mềm như sau: Sau khi danh mục tài liệu rời lẻ được cập nhật vào máy tính trong tình trạng lộn xộn, chương trình tự động phân tách từng mục lục hồ sơ cụ thể theo ý đồ của người sắp xếp, ví dụ theo thời gian, theo chủ đề, theo tác giả, theo cơ quan... Danh mục đã được sắp xếp nói trên có thể được in ra để phục vụ việc quản lý, kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nhận xét về phần mềm, Đại tá Hà Văn Đông - Trưởng phòng Bảo mật - Lưu trữ (Văn phòng Bộ Quốc phòng) cho rằng, người dùng không cần phân loại, sắp xếp theo phương pháp thủ công truyền thống nên tiết kiệm được thời gian, công sức và diện tích khi sắp xếp, phân loại. Thiếu tá Nguyễn Kiên - Trợ lý Công nghệ thông tin - Trung tâm Tích hợp Dữ liệu (Văn phòng Bộ Quốc phòng) thì cho rằng, phần mềm được thiết kế lô-gích, khoa học, đơn giản, dễ dùng nên phù hợp với trình độ tin học của cán bộ hiện nay.

Phần mềm nói trên đã được nghiệm thu và đưa vào ứng dụng cho công tác văn thư, bảo mật lưu trữ tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu) cũng như tại một số đơn vị. Sau khi đưa vào sử dụng, việc phân loại, sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu trong các kho lưu trữ của Cục đã trở nên giản tiện hơn rất nhiều. Chia sẻ về những kết quả đạt được về tiện ích của phần mềm, Trung tá Trần Văn Hoan mong muốn phần mềm sẽ được ứng dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, góp phần vào việc giải quyết tình trạng tài liệu rời lẻ đang được bảo quản trong tình trạng bó gói hiện nay.

Cục Hậu cần (Bộ Tổng Tham mưu) là một trong những đơn vị rất tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình công việc. Trong bốn năm qua, Cục đã triển khai ứng dụng phần mềm xử lý, giải quyết công văn trên mạng nội bộ mang lại những hiệu quả tích cực. Công văn đi - đến được cập nhật liên tục giúp chỉ huy Cục có đầy đủ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; các đơn vị trực thuộc kịp thời nhận và triển khai thực hiện nhiệm vụ. Đại tá Nguyễn Văn Duy, Phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Cục Hậu cần cho biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc vừa góp phần tiết kiệm thời gian, kinh phí, vật tư văn phòng, nâng cao tính hiệu quả, vừa xây dựng được phong cách làm việc mới trong đơn vị, giúp cán bộ, nhân viên tiếp cận với công nghệ hiện đại.

Bài và ảnh: QUANG HƯNG

Theo qdnd.vn
TIN MỚI HƠN
TIN CŨ HƠN

Bài nhiều người đọc
Bộ Công an: Ra mắt Cục Cảnh sát PCCC và CNCH

Bộ Công an: Ra mắt Cục Cảnh sát PCCC và CNCH

Tết Độc lập với người Mông ở vùng biên Mường Lát

Tết Độc lập với người Mông ở vùng biên Mường Lát

Lào chúc mừng Quốc khánh lần thứ 69 của Việt Nam

Lào chúc mừng Quốc khánh lần thứ 69 của Việt Nam

OM 8017 năng suất ổn định

OM 8017 năng suất ổn định

Đón đọc Nhân Dân cuối tuầnsố 35 (Phát hành từ ngày 29-8)

Đón đọc Nhân Dân cuối tuầnsố 35 (Phát hành từ ngày 29-8)

Ra mắt Câu lạc bộ phóng viên ảnh Hà Nội

Ra mắt Câu lạc bộ phóng viên ảnh Hà Nội

Quá date

Quá date

Chú trọng công tác chăm sóc người cao tuổi

Chú trọng công tác chăm sóc người cao tuổi

Người có duyên với các hội thi

Người có duyên với các hội thi

Đại hội đại biểu Hội doanh nghiệp nhỏ và vừa tỉnh Nghệ An khóa II

Đại hội đại biểu Hội doanh nghiệp nhỏ và vừa tỉnh Nghệ An khóa II

Có thể bạn quan tâm
Khánh thành Đại Tượng Phật bằng đồng nguyên khối lớn nhất châu Á

Khánh thành Đại Tượng Phật bằng đồng nguyên khối lớn nhất châu Á

Cao tốc Hà Nội-Lào Cai hoàn thành đúng cam kết

Cao tốc Hà Nội-Lào Cai hoàn thành đúng cam kết

Chủ tịch nước dự lễ truy điệu và an tang hài cốt liệt sĩ hi sinh tại Nhơn Trạch

Chủ tịch nước dự lễ truy điệu và an tang hài cốt liệt sĩ hi sinh tại Nhơn Trạch

PTT Nguyễn Xuân Phúc cắt băng khánh thành cầu Xuân An

PTT Nguyễn Xuân Phúc cắt băng khánh thành cầu Xuân An

Khởi động Tháng vàng du lịch Huế

Khởi động Tháng vàng du lịch Huế

Xe khách chở 49 người lao xuống vực, số người chết đang tăng lên

Xe khách chở 49 người lao xuống vực, số người chết đang tăng lên

Đi chơi ngày nghỉ lễ, 3 người bị nước lũ cuốn trôi

Đi chơi ngày nghỉ lễ, 3 người bị nước lũ cuốn trôi

Dắt nhau qua đập tràn, 3 em gái bị nước cuốn trôi

Dắt nhau qua đập tràn, 3 em gái bị nước cuốn trôi

Xe khách chở gần 50 người lao xuống vực sâu ở Sa Pa

Xe khách chở gần 50 người lao xuống vực sâu ở Sa Pa

“Tình trạng thoái hóa, biến chất, tham nhũng chưa bị đẩy lùi”

“Tình trạng thoái hóa, biến chất, tham nhũng chưa bị đẩy lùi”

Nổi bật trên qdnd.vn
Luật pháp quốc tế là nền tảng giải quyết các tranh chấp trên biển

Luật pháp quốc tế là nền tảng giải quyết các tranh chấp trên biển

Nhà Vua Thái Lan phê chuẩn Tướng Prayuth Chan-ocha làm thủ tướng

Nhà Vua Thái Lan phê chuẩn Tướng Prayuth Chan-ocha làm thủ tướng

Hơn 120 nhân viên y tế đã tử vong vì Ebola

Hơn 120 nhân viên y tế đã tử vong vì Ebola

EU đối phó nguy cơ Nga ngừng cung cấp khí đốt cho châu Âu

EU đối phó nguy cơ Nga ngừng cung cấp khí đốt cho châu Âu

Trần Mạnh Dũng nhận án 30 tháng tù

Trần Mạnh Dũng nhận án 30 tháng tù

Triển lãm 104 bức ảnh Đại tướng Võ Nguyên Giáp

Triển lãm 104 bức ảnh Đại tướng Võ Nguyên Giáp

Hiệp hội Bệnh viện tư nhân Việt Nam tổ chức Đại hội lần thứ nhất

Hiệp hội Bệnh viện tư nhân Việt Nam tổ chức Đại hội lần thứ nhất

Nhiều vùng trên cả nước tiếp tục có mưa dông

Nhiều vùng trên cả nước tiếp tục có mưa dông

Ngành tòa án đạt nhiều kết quả tích cực

Ngành tòa án đạt nhiều kết quả tích cực

Khẩn trương điều tra vụ ba trẻ ở Khánh Hòa tử vong sau phẫu thuật nhân đạo

Khẩn trương điều tra vụ ba trẻ ở Khánh Hòa tử vong sau phẫu thuật nhân đạo

Mới nhất trong mục


Máy xử lý ngôn ngữ Citinews v.4.0.311
(Sản phẩm nghiên cứu công nghệ - Phi lợi nhuận)
Copyright © 2010-2013 – Công ty cổ phần tích hợp dữ liệu NextCom
Giấy phép thông tin điện tử số 192/GP-TTĐT ngày 19/08/2010
Phone: 043-9728190. Fax: 043-9728838. Hotline: 0168.712.5922
Vui lòng Click "Yêu cầu cập nhật nội dung hoặc gỡ bài ngay lập tức" ở cuối bài viết để gỡ bài
Web crawler | News Processing | Text Analytics | Sentiment Analysis | Natural Language Processing