Xã hội 09/1/2013 19:33

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ

Công tác phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức. Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà trong không ít trường hợp, các tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng bó gói, lộn xộn, chưa được phân loại một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý.

Để giải quyết những vấn đề đặt ra trong công tác quản lý tài liệu, hồ sơ tại các kho lưu trữ, Trung tá Trần Văn Hoan (Cục Hậu cần - Bộ Tổng tham mưu) và Thiếu tá, Thạc sĩ Tăng Minh Tuấn (Văn phòng Bộ Tổng tham mưu) đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm "Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ". Phần mềm này chạy trên hệ điều hành Windows 7 hoặc WinXP.

Thao tác ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu).

 

Cơ chế hoạt động của phần mềm như sau: Sau khi danh mục tài liệu rời lẻ được cập nhật vào máy tính trong tình trạng lộn xộn, chương trình tự động phân tách từng mục lục hồ sơ cụ thể theo ý đồ của người sắp xếp, ví dụ theo thời gian, theo chủ đề, theo tác giả, theo cơ quan... Danh mục đã được sắp xếp nói trên có thể được in ra để phục vụ việc quản lý, kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nhận xét về phần mềm, Đại tá Hà Văn Đông - Trưởng phòng Bảo mật - Lưu trữ (Văn phòng Bộ Quốc phòng) cho rằng, người dùng không cần phân loại, sắp xếp theo phương pháp thủ công truyền thống nên tiết kiệm được thời gian, công sức và diện tích khi sắp xếp, phân loại. Thiếu tá Nguyễn Kiên - Trợ lý Công nghệ thông tin - Trung tâm Tích hợp Dữ liệu (Văn phòng Bộ Quốc phòng) thì cho rằng, phần mềm được thiết kế lô-gích, khoa học, đơn giản, dễ dùng nên phù hợp với trình độ tin học của cán bộ hiện nay.

Phần mềm nói trên đã được nghiệm thu và đưa vào ứng dụng cho công tác văn thư, bảo mật lưu trữ tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu) cũng như tại một số đơn vị. Sau khi đưa vào sử dụng, việc phân loại, sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu trong các kho lưu trữ của Cục đã trở nên giản tiện hơn rất nhiều. Chia sẻ về những kết quả đạt được về tiện ích của phần mềm, Trung tá Trần Văn Hoan mong muốn phần mềm sẽ được ứng dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, góp phần vào việc giải quyết tình trạng tài liệu rời lẻ đang được bảo quản trong tình trạng bó gói hiện nay.

Cục Hậu cần (Bộ Tổng Tham mưu) là một trong những đơn vị rất tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình công việc. Trong bốn năm qua, Cục đã triển khai ứng dụng phần mềm xử lý, giải quyết công văn trên mạng nội bộ mang lại những hiệu quả tích cực. Công văn đi - đến được cập nhật liên tục giúp chỉ huy Cục có đầy đủ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; các đơn vị trực thuộc kịp thời nhận và triển khai thực hiện nhiệm vụ. Đại tá Nguyễn Văn Duy, Phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Cục Hậu cần cho biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc vừa góp phần tiết kiệm thời gian, kinh phí, vật tư văn phòng, nâng cao tính hiệu quả, vừa xây dựng được phong cách làm việc mới trong đơn vị, giúp cán bộ, nhân viên tiếp cận với công nghệ hiện đại.

Bài và ảnh: QUANG HƯNG

Theo qdnd.vn
TIN MỚI HƠN
TIN CŨ HƠN

Bài nhiều người đọc
Xem người dân Sài Gòn thể hiện

Xem người dân Sài Gòn thể hiện "máu liều" giữa phố

Hội trại sinh viên Việt tại Đức thành công rực rỡ

Hội trại sinh viên Việt tại Đức thành công rực rỡ

"Hạnh phúc được sẻ chia" - Món quà tình yêu dành cho trẻ nhiễm HIV/AIDS

Cha mẹ cõng con lội nước đến trường giữa Thủ đô

Cha mẹ cõng con lội nước đến trường giữa Thủ đô

11 người chết sau bão

11 người chết sau bão

VEC khẳng định mức phí cao tốc Nội Bài - Lào Cai là hợp lý

VEC khẳng định mức phí cao tốc Nội Bài - Lào Cai là hợp lý

Nâng cao chất lượng phục vụ hành khách ra vào đảo Lý Sơn

Nâng cao chất lượng phục vụ hành khách ra vào đảo Lý Sơn

Siết xe quá tải bằng mọi cách

Siết xe quá tải bằng mọi cách

Xác định danh tính 7 người thiệt mạng trong vụ cháy ở TPHCM

Xác định danh tính 7 người thiệt mạng trong vụ cháy ở TPHCM

Dự án mở rộng QL1: Đuổi ngay những nhà thầu yếu kém!

Dự án mở rộng QL1: Đuổi ngay những nhà thầu yếu kém!

Có thể bạn quan tâm
Phát lệnh thông xe đường 150cao tốc dài nhất Việt Nam

Phát lệnh thông xe đường 150cao tốc dài nhất Việt Nam

Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng phát lệnh thông xe đường cao tốc Nội Bài – Lào Cai

Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng phát lệnh thông xe đường cao tốc Nội Bài – Lào Cai

Sắp khởi công 7 dự án giao thông lớn

Sắp khởi công 7 dự án giao thông lớn

Cơ quan thẩm quyền phải có trách nhiệm trả lời đơn thư của công dân

Cơ quan thẩm quyền phải có trách nhiệm trả lời đơn thư của công dân

Đồng chí Nguyễn Xuân Tiến giữ chức Bí thư Tỉnh ủy Lâm Đồng

Đồng chí Nguyễn Xuân Tiến giữ chức Bí thư Tỉnh ủy Lâm Đồng

Tai nạn giao thông, 1 người chết, 2 bị thương nặng

Tai nạn giao thông, 1 người chết, 2 bị thương nặng

Đường dây 500kV Bắc Nam gặp sự cố 2 lần do cháy rừng

Đường dây 500kV Bắc Nam gặp sự cố 2 lần do cháy rừng

Lai Châu: Sạt  lở núi, gây ách tắc giao thông trên Quốc lộ 4D

Lai Châu: Sạt lở núi, gây ách tắc giao thông trên Quốc lộ 4D

Hai người đàn ông suýt chết khi cứu cô gái nhảy cầu tự tử

Hai người đàn ông suýt chết khi cứu cô gái nhảy cầu tự tử

Toàn cảnh thế giới - 31/8/2014

Toàn cảnh thế giới - 31/8/2014

Nổi bật trên qdnd.vn
Ngoại trưởng các nước họp khẩn cấp về vấn đề Iraq

Ngoại trưởng các nước họp khẩn cấp về vấn đề Iraq

Tổng Bí thư Nguyễn Phú Trọng tiếp Chủ tịch Hạ viện Australia

Tổng Bí thư Nguyễn Phú Trọng tiếp Chủ tịch Hạ viện Australia

Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Sinh Hùng đón, hội đàm với Chủ tịch Hạ viện Australia

Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Sinh Hùng đón, hội đàm với Chủ tịch Hạ viện Australia

U19 Việt Nam vào chung kết sau khi đè bẹp U19 Myanmar

U19 Việt Nam vào chung kết sau khi đè bẹp U19 Myanmar

GECAS tài trợ tài chính thuê máy bay cho Vietjet

GECAS tài trợ tài chính thuê máy bay cho Vietjet

Mỹ đặt điều kiện rút lại các biện pháp trừng phạt Nga

Mỹ đặt điều kiện rút lại các biện pháp trừng phạt Nga

Quân ủy Trung ương tổ chức quán triệt, triển khai Chỉ thị 36 của Bộ Chính trị

Quân ủy Trung ương tổ chức quán triệt, triển khai Chỉ thị 36 của Bộ Chính trị

Hội nghị Bộ trưởng Giáo dục ASEAN lần thứ 8 tại Lào

Hội nghị Bộ trưởng Giáo dục ASEAN lần thứ 8 tại Lào

Khẩn trương khắc phục hậu quả vụ cháy tại TP Hồ Chí Minh

Khẩn trương khắc phục hậu quả vụ cháy tại TP Hồ Chí Minh

Quỹ Bill-Melinda Gates đóng góp 50 triệu USD để chống dịch Ebola

Quỹ Bill-Melinda Gates đóng góp 50 triệu USD để chống dịch Ebola

Mới nhất trong mục


Máy xử lý ngôn ngữ Citinews v.4.0.311
(Sản phẩm nghiên cứu công nghệ - Phi lợi nhuận)
Copyright © 2010-2013 – Công ty cổ phần tích hợp dữ liệu NextCom
Giấy phép thông tin điện tử số 192/GP-TTĐT ngày 19/08/2010
Phone: 043-9728190. Fax: 043-9728838. Hotline: 0168.712.5922
Vui lòng Click "Yêu cầu cập nhật nội dung hoặc gỡ bài ngay lập tức" ở cuối bài viết để gỡ bài
Web crawler | News Processing | Text Analytics | Sentiment Analysis | Natural Language Processing